MUNICIPIO DE ANSERMA, CALDAS

ALCALDÍA MUNICIPAL

PROCESO DE   CONVOCATORIA PÚBLICA PARA CONTRATACIÓN DIRECTA Nro 01 / 2006

 PROYECTO DE TÉRMINOS DE REFERENCIA.

 

 

1.      PROGRAMA QUE SUSTENTA LA CONVOCATORIA PÚBLICA: Suministro de paquete escolar a estudiantes pobres del municipio de Anserma Caldas.

 

2.  OBJETO DEL CONTRATO: Suministrar al municipio de Anserma Caldas diferentes elementos escolares para la conformación del paquete escolar, con destino a la ejecución del programa “SUMINISTRO DEL PAQUETE ESCOLAR A ESTUDIANTES POBRES DEL MUNICIPIO DE ANSERMA”

 

3.  CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LOS BIENES SUMINISTRADOS:

 

Los elementos escolares deberán ser del tamaño y peso convencional utilizado en los establecimientos educativos de Anserma y su región para el desarrollo de las actividades académicas del nivel preescolar, educación básica primaria y secundaria; en lo que respecta a los cuadernos, deben ser plastificados y debidamente grapados, el papel interno será blanco con las rayas y/o cuadrículas claramente identificables.

La cantidad  y distribución de los elementos se discriminará así:

 

ARTICULO

CANTIDAD

CUADERNOS (100 HOJAS) LINEA CORRIENTE

 23.464,00

CUADERNOS (100 HOJAS) CUADRICULADO

 8.004

LAPICES

 10.206,00

BORRADORES

 6.578,00

CAJAS DE COLORES X 12 UND. CORTOS

 4.340,00

PLASTILINA BARRA

 306,00

CAJAS DE CRAYOLAS X 12 UND.

 612,00

PAPEL SEDA (PLIEGOS)

 306,00

VINILOS 125 CC

 306,00

CARTULINA (1/8)

 2.550,00

FOMY

 612,00

PAPEL SILUETA

 306,00

COLBON (BOTELLAS)

 51,00

LAPICEROS

 5.000,00

 

 

Los elementos deberán entregarse en Kits o paquetes debidamente conformados, de acuerdo con los requerimientos de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces, de forma tal que los elementos se suministren por paquetes listos para ser entregados a cada estudiante beneficiario.

 

 

4.  ENTIDAD CONTRATANTE.

La entidad contratante es la Alcaldía Municipal de Anserma Caldas, que para los efectos del contrato se llamará  Municipio de Anserma.

5.  PRESUPUESTO OFICIAL

El Municipio de Anserma dispone para la contratación convocada de un presupuesto oficial por la suma de CUARENTA MILLONES DE PESOS ($ 40.000.000 ), los cuales se cargarán al rubro 2311.03 Provisión de canasta educativa, del presupuesto de inversión del municipio de Anserma para la vigencia fiscal de 2006.

6. PLAZO Y FORMA DE PAGO:

El plazo para el suministro de los bienes contratados será de ocho (08) días calendario contados a partir del perfeccionamiento del contrato.

La cancelación de los valores contratados se efectuará en un pago por el 100% del valor del contrato, lo cual estará a cargo de la tesorería Municipal una vez entregados a completa satisfacción los bienes contratados y cumplidas debidamente todas las obligaciones del contratista. En todo caso los pagos correspondientes se sujetarán a las disponibilidades de tesorería y de caja lo mismo que a la programación del gasto que para el efecto contempla la tesorería municipal.

7. FACTORES DE ESCOGENCIA DE LA OFERTA Y PONDERACIÓN MATEMÁTICA DE LOS MISMOS:

Las propuestas se evaluarán y seleccionarán de  conformidad con los siguientes factores:

a.      Precio: Puntaje máximo:                                                                    70 ptos.

b.      Calidad de los bienes suministrados: Puntaje máximo:                     20 ptos.

c.      Presentación del paquete escolar:     Puntaje máximo:                     10 ptos.                                                                   

El factor precio tendrá un peso porcentual del 70% en la calificación; el factor Calidad de los bienes suministrados tendrá un peso porcentual del 20%; y el factor presentación del paquete escolar un 10% de peso porcentual. Con la asignación de los puntajes se entiende aplicado el porcentaje correspondiente, por lo tanto el valor total de la calificación dada a la propuesta será la sumatoria simple de los puntos asignados en cada factor.

A.  Para determinar el puntaje asignado al factor precio, se calificará el mayor puntaje a la propuesta más económica y de manera proporcional a las demás de acuerdo con el siguiente procedimiento:

PT = Pm (1- ( Vx-Vm )/Vm )

 

PT=  Puntaje de la Propuesta.

Pm = Puntaje máximo asignado.

Vm= Menor valor entre todas las propuestas

Vx = Valor de la propuesta evaluada.

 

El puntaje máximo será de sesenta (60)puntos.

 

B.     Para determinar el puntaje asignado al factor calidad de los bienes suministrados, se asignarà una calificaciòn por parte de cada uno de los miembros del comitè de evaluaciòn de las propuestas de acuerdo con el anàlisis de calidad de los elementos tomando como referencia los materiales de elaboraciòn, pronòstico de durabilidad, presentaciòn y facilidades de uso por parte del destinatario del paquete escolar; los puntajes asignados por cada miembro se promediaràn para asi obtener el puntaje final de cada propuesta. Para el efecto se asignará el puntaje promediado y relacionado con la calidad del producto sin que el puntaje total pueda exceder de 20 puntos. La calificaciòn de cada miembro del comitè de evaluaciòn no podrà ser superior a 20 puntos.

C.    Para la ponderación del factor presentaciòn del paquete escolar se asignarà una calificaciòn por parte de cada uno de los miembros del comitè de evaluaciòn de las propuestas de acuerdo con la presentaciòn de empaque de los elementos suministrados, presentados estos por paquetes de acuerdo a los contenidos de cada paquete que para el efecto defina la Oficina de Contrataciòn o quien haga sus veces; cada paquete conformado serà el Kit que se entregarà a cada alumno beneficiario del subsidio escolar; los puntajes asignados por cada miembro se promediaràn para asi obtener el puntaje final de cada propuesta. Para el efecto se asignará el puntaje promediado y relacionado con la presentaciòn del paquete escolar, sin que el puntaje total pueda exceder de 10 puntos. La calificaciòn de cada miembro del comitè de evaluaciòn no podrà ser superior a 10 puntos.

El puntaje total de cada propuesta resultará de sumar los puntajes obtenidos en cada factor, quedando seleccionada la propuesta que obtenga el puntaje total más alto entre todas las propuestas calificadas.

 

 

 8.  DESEMPATE

 

En el evento que se presente empate entre varias propuestas, la propuesta ganadora será  la que obtuvo  mayor puntaje en el factor Calidad de los bienes suministrados, si el empate se mantiene se seleccionará el mejor puntaje en el factor precio, y si este persiste se seleccionarà al azar mediante un sorteo por balota

 

 

9.  OBSERVACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA.

 

A partir de la fecha de la publicación de este proyecto de  términos de referencia, es decir del día 4 de enero de 2006, cualquiera de los inscritos, veedurías ciudadanas, particulares, o cualquier otra persona natural o jurídica puede realizar observaciones o sugerencias a este proceso, y al contenido de los términos de referencia; el plazo para presentar dichas observaciones es hasta el día 10 de enero de 2006 y podrán presentarse directamente ante el la Oficina de Contrataciòn del Municipio de Anserma, ubicada en el Palacio Municipal de Anserma Caldas, tercer piso o a traves de correo electrònico: sesalud@epm.net.co

 

 

10.      FECHAS PARA ADELANTAR LA INSCRIPCIÓN COMO ASPIRANTE A OFERENTE.

 

Para participar en el presente proceso de contratación y presentar ofertas, los interesados podran  inscribirse en la Oficina de Contrataciòn del Municipio de Anserma, ubicada en el Palacio Municipal de Anserma Caldas, tercer piso o a traves de correo electrònico: sesalud@epm.net.co, a partir de la publicación del proyecto de  términos de referencia (04 de enero de 2006) hasta el 10 de enero del mismo año; la inscripción deberá solicitarse mediante oficio remitido al Alcalde Municipal

 

 

Para la inscripción deben tenerse e cuenta las siguientes indicaciones:

 

  1. No estar incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad de las  contempladas en la Constitución Política o en la ley para contratar con el municipio de Anserma.
  2.  Quienes se hayan inscrito como personas naturales o jurídicas, y deseen presentar su propuesta de otra forma (Unión Temporal o consorcio), o viceversa, deben informar por escrito a la Administración Municipal dicha situación, antes de la realización de la audiencia de sorteo o en la misma, por cuanto se trata de personas diferentes. De no cumplir con está exigencia y en el caso de salir sorteado, es su obligación presentarse tal como se inscribió inicialmente

 

  1. En el evento de presentarse doble inscripción, solo se tendrá en cuenta para el sorteo una inscripción, que corresponde a la primera efectuada.

 

  1. Estar habilitado jurídicamente para contratar y suministrar los bienes objeto de la presente convocatoria, lo cual se demostrará con el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio.

 

 

   11.  REQUISITOS O DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS:

 

Los aspirantes a participar en el presente proceso de convocatoria pública, para que se tengan en cuenta sus propuestas, deben cumplir con los siguientes requisitos aportando la documentación que los acredita de manera anexa a la propuesta presentada.

 

 

a.  CARTA REMISORIA:   La Propuesta debe ser entregada con una carta remisoria firmada por el representante legal de la sociedad proponente, o por el representante legal de la Unión Temporal o consorcio; o por la persona natural o propietaria del  establecimiento de comercio, según sea el caso, en este documento se indicará la dirección del proponente, números telefónicos y de fax, el valor total de la propuesta y la manifestación expresa y  bajo la gravedad del juramento el cual se entiende prestado con la suscripción de la carta remisoria,  del proponente en la que afirme que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de  inhabilidad, incompatibilidad o prohibición legal para celebrar contratos con el Municipio de Anserma, Caldas.  Que el proponente incondicionalmente acepta y se acoge en su totalidad al contenido del cuadro de la propuesta presentada por la entidad como único documento de referencia para la elaboración y calificación de la suya y será un compromiso de adherencia y responsabilidad con el contenido de los términos de referencia.

 

b. CAPACIDAD PARA CONTRATAR:  Pueden participar todas las personas naturales, jurídicas, consorcios y uniones temporales, legalmente constituidos y vigentes a la fecha de suscripción del contrato y seis meses más,  cuya actividad u objeto social según el caso, sea coherente con el objeto de la presente convocatoria, para el efecto deberá anexar el certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad competente, con la fecha de expedición no superior a 30 días hábiles anteriores a la fecha de presentación de la propuesta

 

 Cuando el proponente sea una unión temporal o consorcio, deberá presentar el documento de constitución, el que deberá cumplir con los requisitos exigidos en el artículo 7° de la ley 80/93, a saber :

o        Indicar si la participación es a título de unión temporal o de consorcio.

o        Expresar que la duración de la unión temporal o consorcio, será como mínimo  por el tiempo comprendido entre la presentación de la propuesta y la liquidación del contrato, incluyendo la prolongación de sus efectos, en caso de resultar favorecidos con la licitación.

o        Hacer la designación de la persona que tendrá la representación legal de la Unión Temporal o Consorcio

 

La Administración Municipal se reserva el derecho de verificar la información contenida en estos documentos.  

 

 

 c.  CAPACIDAD FINANCIERA:

 

Los interesados en participar en la presente convocatoria deben acreditar que tienen un patrimonio a Diciembre 31 de 2005 igual o mayor al 5% del valor de la propuesta presentada. El proponente podrá acreditar su capacidad financiera con documento en el que se relacione la información financiera solicitada, suscrito por el proponente (el único responsable ante las entidades competentes de la veracidad de la información financiera consignada en dicho documento).

 

 

d.  CUERPO DE LA PROPUESTA: Se presentará en sobre sellado el contenido de la propuesta en el que se detallarán los valores unitarios de los bienes a suministrar, lo mismo que las características de los bienes incluyendo un ejemplar de los elementos a proveer y la forma de presentación del paquete o Kit. Igualmente en la propuesta económica se deberá totalizar el valor de la propuesta.

 

   12.  FECHA Y HORA LIMITE PARA PRESENTAR PROPUESTAS:

 

Las propuestas para participar en la presente convocatoria pública podrán presentarse a partir  de las 2.00 p.m del 11 de enero de 2006 fecha en que se publicarán los términos de referencia definitivos, hasta el día 17 de enero de 2006, a las seis de la tarde ( 6:00 P.M ), fecha y hora en que se cerrará la recepción de propuestas

 

 

13.  AUDIENCIA DE SORTEO:

 

La audiencia de sorteo en el evento que se inscriban más de (10) interesados en presentar propuestas, se realizará el 11 de enero de 2006 a las once de la mañana en la sala de juntas del despacho del Alcalde Municipal de Anserma, ubicado en el segundo piso del Palacio Municipal de Anserma. Es obligatorio para todos los participantes asistir a dicha audiencia ya que el sorteo para la escogencia de los diez (10) participantes se realizara únicamente con los asistentes a la misma, con los que se conformará la lista de posibles oferentes, quienes podrán presentar  propuestas.

El sorteo se realizará entre  todos los inscritos presentes en la audiencia del sorteo, mediante el sistema del sorteo con balotas, fichas numeradas u otro similar, las que deben estar numeradas del cero (0) al   nueve (9), y revueltas con otras sin numeración, con estas extraídas al azar se formara el número de las ofertas; las balotas o fichas se depositarán en una bolsa en presencia de los asistentes; las cuales serán siendo sacadas por los participantes. La lista de posibles oferentes se conformará con los números que se vayan sacando, hasta agotar la lista de diez (10); solo los proponentes así seleccionados tendrán derecho a presentar propuestas

           

De la anterior actuación  se dejará constancia en acta suscrita por los participantes, que debe ser publicada debidamente por la Alcaldía

 

Cuando el número de posibles oferentes sea inferior a 10, la entidad adelantará el proceso de selección con todos ellos.

 

 

14.  PROCESO DE EVALUACIÓN DE  LAS PROPUESTAS:

 

La evaluación y calificación de las propuestas se hará el 18 de enero de 2006 desde las 9 a.m en el despacho del Alcalde Municipal. Dicha evaluación y calificación estará a cargo de un comité conformado para el efecto por el, el Secretario de Salud y Educación, el Secretario de Hacienda, la Encargada de funciones de la Oficina de Contratación y un asesor designado por el Alcalde.

 

LECTURA DE VALORES:  Se leerán en voz alta los valores de las propuestas económicas consideradas hábiles, es decir aquellas que presenten los documentos necesarios para la evaluación.

 

APLICACION DE LOS CRITERIOS DE EVALUACION:  A las propuestas hábiles, se aplicaran los criterios de evaluación previstos en el presente documento, para obtener el orden de elegibilidad correspondiente.

 

VERIFICACION DEL ORDEN  DE  ELEGIBILIDAD: Los funcionarios designados verificarán el orden de elegibilidad y solicitarán al proponente que se encuentre en el primer lugar,  la presentación en el término de un (1) día hábil siguiente a la comunicación,  so pena de rechazo de la propuesta, los siguientes documentos necesarios para acreditar el cumplimiento de los requisitos exigidos en el pliego de condiciones: 

 

1.      Carta de presentación de la propuesta.

2.      Certificado de existencia y representación legal y autorización al representante legal para contratar cuando se requiera.

3.      Documento para acreditar la capacidad financiera exigida.

4.      Documento de constitución de Consorcio o Unión Temporal si se requiere.

5.      Fotocopia del Nit

6.      Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía del Representante Legal.

 

Si el proponente que ocupe el primer lugar en el orden de elegibilidad no se allana a presentar la documentación antes relacionada en el término indicado, la propuesta será descalificada, y se validará la que se encuentre en segundo lugar, siempre y cuando cumpla con los requisitos exigidos, y si este tampoco cumple, se validará el tercero y así sucesivamente  hasta agotar el orden de elegibilidad.     

 

15.   RECHAZO DE PROPUESTAS

El Municipio de Anserma, rechazará las propuestas en los siguientes casos:

·         Por las consignadas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993

·         Cuando se haya votado la disolución o liquidación de la sociedad o quiebra declarada judicialmente

·         Cuando falte cualquiera de los documentos necesarios para la evaluación de la propuesta.

·         Cuando el valor de la propuesta supere el presupuesto oficial.

·         Cuando se presenten documentos soportes que puedan comprobarse que son falsos.

·         Cuando la propuesta sea extemporánea.

·         Cuando la propuesta no cumpla con las especificaciones técnicas requeridas por la Entidad en los presentes términos de referencia

 

 

16.  ADJUDICACIÓN:

 

La Alcaldía Municipal de Anserma, adjudicará el contrato objeto del presente proceso de contratación, dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la definición de la propuesta ganadora.

 

La adjudicación se hará mediante resolución motivada, notificada personalmente al (los) proponente (s) favorecido (s) y se comunicará a los demás participantes mediante publicación en el despacho de la Alcaldía

 

Contra la resolución que adjudica el contrato no procede ningún recurso por vía gubernativa.

 

 

17. DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO DE CONVOCATORIA PUBLICA:

 

Si por falta de pluralidad de proponentes se declara desierto el proceso de convocatoria pública se procederá a contratar de la manera dispuesta en el decreto 2170 de 2002.

 

18.  CELEBRACION DEL CONTRATO

 

A partir de la comunicación de la Entidad al contratista acerca de la elaboración del contrato, este tiene plazo de tres (3) días para suscribirlo, constituir la garantía única y cumplir las demás obligaciones propias de su perfeccionamiento y/o que se requieran para su ejecución.

 

El incumplimiento por parte del adjudicatario de los plazos indicados, dejará sin efecto alguno la adjudicación, quedando el Municipio en libertad de adjudicar el contrato al segundo proponente, dentro de los quince (15) días siguientes por acto administrativo debidamente motivado siempre que su propuesta sea igualmente favorable para la Entidad.

 

19.    PUBLICACIÓN DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA DEFINITIVOS:

 

La publicación de los Terminos de referencia definitivos dentro del proceso de convocatoria pública se efectuará en la alcaldía municipal y en lugares visibles del municipio de Anserma  a partir del 11 de enero de 2006 y en la pagina Web: www.capitalnacionaldelaseda.gov.co

 

19. INFORMACIÓN ADICIONAL:

 

Cualquier información o aclaración adicional relacionada con los términos de referencia contenidos en el presente documento podrá ser consultada en la oficina de contraciòn al teléfono 8536430 ext.116

 

 

 

 

LUIS FERNANDO CLAVIJO CLAVIJO

Alcalde Municipal.